FOIA

Upang humiling ng mga tala mula sa DRPT, maaari mong idirekta ang iyong kahilingan sa:

Andrew Wright
600 East Main Street, Suite 2102
Richmond, VA 23219
804-241-0301
Fax: 804-225-3752
andrew.wright@drpt.virginia.gov

Maaari ka ring makipag-ugnayan sa kanya para sa mga tanong tungkol sa paghiling ng mga talaan mula sa DRPT. Bilang karagdagan, ang Freedom of Information Advisory Council ay magagamit upang sagutin ang anumang mga katanungan na maaaring mayroon ka tungkol sa FOIA. Maaaring makipag-ugnayan ang Konseho sa pamamagitan ng e-mail sa foiacouncil@leg.state.va.us o sa pamamagitan ng telepono sa 804-698-1810 o 1-866-448-4100. Ang online na form ng pampublikong komento na hino-host ng Virginia Freedom of Information Advisory Council ay matatagpuan sa http://foiacouncil.dls.virginia.gov/sample%20letters/welcome.htm.

Mga karapatan at responsibilidad:

• Ang Mga Karapatan ng mga Humihiling at ang mga Pananagutan ng Virginia Department of Rail and Public Transportation sa ilalim ng Virginia Freedom of Information Act. Ang Virginia Freedom of Information Act (FOIA), na matatagpuan sa § 2.2-3700 et. seq. ng Kodigo ng Virginia, ginagarantiyahan ang mga mamamayan ng Commonwealth at ang mga kinatawan ng media ng access sa mga pampublikong rekord na hawak ng mga pampublikong katawan, pampublikong opisyal, at pampublikong empleyado.
• Ang pampublikong rekord ay anumang pagsulat o pag-record — hindi alintana kung ito ay isang papel na rekord, isang elektronikong file, isang audio o video na pag-record, o anumang iba pang format — na inihanda o pagmamay-ari ng, o nasa pagmamay-ari ng isang pampublikong katawan o mga opisyal nito, empleyado o ahente sa transaksyon ng pampublikong negosyo. Ang lahat ng mga pampublikong rekord ay ipinapalagay na bukas at maaari lamang itago kung ang isang partikular, ayon sa batas na exemption ay nalalapat. Ang DRPT ay nagpapanatili ng mga pampublikong rekord na may kaugnayan sa ilang partikular na riles at transit na mga proyekto at programa na pinapatakbo sa Commonwealth.
• Ang patakaran ng FOIA ay nagsasaad na ang layunin ng FOIA ay upang itaguyod ang mas mataas na kamalayan ng lahat ng tao sa mga aktibidad ng pamahalaan. Sa pagpapasulong ng patakarang ito, hinihiling ng FOIA na ang batas ay malayang bigyang-kahulugan, pabor sa pag-access, at ang anumang pagbubukod na nagpapahintulot sa mga pampublikong rekord na itago ay dapat bigyang-kahulugan nang makitid.

Ang iyong mga karapatan sa FOIA:

• May karapatan kang humiling na siyasatin o tumanggap ng mga kopya ng mga pampublikong talaan na taglay ng DRPT, o pareho.
• May karapatan kang humiling na ang anumang mga singil para sa hiniling na mga tala ay matantya nang maaga.
• Kung naniniwala ka na ang iyong mga karapatan sa FOIA ay nilabag, maaari kang maghain ng petisyon sa distrito o circuit court upang pilitin ang pagsunod sa FOIA.

Paghiling para sa mga talaan mula sa DRPT:

• Maaari kang humiling ng mga talaan sa pamamagitan ng U.S. Mail, fax, email, nang personal, o sa telepono. Hindi hinihiling ng FOIA na ang iyong kahilingan ay nakasulat, at hindi mo rin kailangang partikular na sabihin na humihiling ka ng mga talaan sa ilalim ng FOIA.
• Mula sa isang praktikal na pananaw, maaaring makatulong sa iyo at sa taong tumatanggap ng iyong kahilingan na isulat ang iyong kahilingan. Nagbibigay-daan ito sa iyo na lumikha ng talaan ng iyong kahilingan. Nagbibigay din ito sa amin ng malinaw na pahayag kung anong mga rekord ang hinihiling mo upang walang hindi pagkakaunawaan sa isang pandiwang kahilingan. Gayunpaman, hindi namin maaaring tanggihan na tumugon sa iyong kahilingan sa FOIA kung pipiliin mong huwag itong isulat.
• Ang inyong kahilingan ay dapat tukuyin ang mga rekord na hinahanap ninyo nang may "makatuwirang pagtitiyak." Ito ay isang pangkaraniwang pamantayan. Hindi ito tumutukoy o naglilimita sa dami o bilang ng mga rekord na hinihiling ninyo; sa halip, hinihiling nito na maging sapat ang pagtitiyak upang matukoy at mahanap namin ang mga rekord na hinahanap ninyo.
• Ang iyong kahilingan ay dapat humingi ng mga umiiral na rekord o dokumento. Ang FOIA ay nagbibigay sa iyo ng karapatang mag-inspeksyon o kopyahin ang mga talaan; hindi ito nalalapat sa isang sitwasyon kung saan nagtatanong ka ng mga pangkalahatang katanungan tungkol sa gawain ng Ahensya, ni hindi ito nangangailangan ng DRPT na lumikha ng isang talaan na hindi umiiral.
• Maaari mong piliing tumanggap ng mga electronic record sa anumang format na ginagamit ng DRPT sa regular na kurso ng negosyo. Halimbawa, kung humihiling ka ng mga talaan na pinananatili sa isang database ng Excel, maaari mong piliin na tanggapin ang mga talaang iyon sa elektronikong paraan, sa pamamagitan ng email o sa isang computer disk, o upang makatanggap ng naka-print na kopya ng mga talaan na iyon.
• Ipinapaalam namin sa iyo sa pamamagitan ng sulat na ang hiniling na mga tala ay hindi mahahanap o wala (wala kaming mga tala na gusto mo). Gayunpaman, kung alam namin na ang ibang pampublikong katawan ay may mga hiniling na rekord, dapat naming isama ang impormasyon sa pakikipag-ugnayan para sa ibang pampublikong katawan sa aming tugon sa iyo.
• Kung mayroon kaming mga tanong tungkol sa iyong kahilingan, mangyaring makipagtulungan sa mga pagsusumikap ng kawani ng DRPT na linawin ang uri ng mga talaan na iyong hinahanap, o upang subukang maabot ang isang makatwirang kasunduan tungkol sa isang tugon sa isang malaking kahilingan. Ang paghiling ng FOIA ay hindi isang adversarial na proseso, ngunit maaaring kailanganin naming talakayin ang iyong kahilingan sa iyo upang matiyak na naiintindihan namin kung anong mga talaan ang iyong hinahanap.

 

Ang mga responsibilidad ng DRPT sa pagtugon sa Iyong kahilingan:

• Dapat tumugon ang DRPT sa iyong kahilingan sa loob ng limang araw ng trabaho pagkatapos matanggap ito. Ang "Unang Araw" ay isinasaalang-alang sa araw pagkatapos matanggap ang iyong kahilingan. Ang limang araw na panahon ay hindi kasama ang katapusan ng linggo o pista opisyal.
• Ang dahilan sa likod ng iyong kahilingan para sa mga pampublikong rekord mula sa DRPT ay walang kabuluhan, at hindi namin maaaring tanungin ka kung bakit mo gusto ang mga talaan bago kami tumugon sa iyong kahilingan. Gayunpaman, pinapayagan ka ng FOIA na hilingin sa iyo ng DRPT na ibigay ang iyong pangalan at legal na address.
• Kinakailangan ng FOIA na gawin ng DRPT ang isa sa mga sumusunod na tugon sa iyong kahilingan sa loob ng limang araw na yugto ng panahon:
  1. Ibinibigay namin sa iyo ang mga talaan na hiniling mo sa kabuuan ng mga ito.
  2. Pinipigilan namin ang lahat ng mga rekord na iyong hiniling, dahil ang lahat ng mga talaan ay napapailalim sa isang partikular na pagbubukod ayon sa batas. Kung ang lahat ng mga tala ay pinipigilan, dapat kaming magpadala sa iyo ng tugon sa pamamagitan ng sulat. Ang pagsulat na iyon ay dapat tukuyin ang dami at paksa ng mga rekord na pinipigilan at isaad ang partikular na seksyon ng Kodigo ng Virginia na nagpapahintulot sa amin na itago ang mga rekord.
  3. Ibinigay namin ang ilan sa mga rekord na iyong hiniling, ngunit pinipigilan ang iba pang mga tala. Hindi namin maaaring pigilan ang isang buong talaan kung isang bahagi lamang nito ang napapailalim sa isang exemption. Sa pagkakataong iyon, maaari naming i-redact ang bahagi ng tala na maaaring itago, at dapat na ibigay sa iyo ang natitira sa talaan. Dapat kaming magbigay sa iyo ng nakasulat na tugon na nagsasaad ng partikular na seksyon ng Code of Virginia na nagpapahintulot sa mga bahagi ng hiniling na mga rekord na itago.
  4. Kung halos imposible para sa DRPT na tumugon sa iyong kahilingan sa loob ng limang araw, dapat naming sabihin ito sa pamamagitan ng sulat, na ipinapaliwanag ang mga kundisyon na ginagawang imposible ang pagtugon. Ito ay magbibigay-daan sa amin ng pitong karagdagang araw ng trabaho upang tumugon sa iyong kahilingan, na nagbibigay sa amin ng kabuuang 12 araw ng trabaho upang tumugon sa iyong kahilingan.
• Kung humiling ka para sa napakaraming bilang ng mga rekord, at sa palagay namin ay hindi namin maibibigay ang mga tala sa iyo sa loob ng 12 araw nang hindi naaabala ang aming iba pang mga responsibilidad sa organisasyon, maaari kaming magpetisyon sa korte para sa karagdagang panahon upang tumugon sa iyong kahilingan. Gayunpaman, hinihiling ng FOIA na gumawa kami ng makatwirang pagsisikap na magkaroon ng kasunduan sa iyo tungkol sa produksyon o mga talaan bago kami pumunta sa korte upang humingi ng karagdagang oras.

Ang Kodigo ng Virginia ay nagpapahintulot sa anumang pampublikong katawan na itago ang ilang mga tala mula sa pampublikong pagsisiwalat. Karaniwang pinipigilan ng DRPT ang mga rekord na napapailalim sa mga sumusunod na exemption:

• Mga talaan ng tauhan (§ 2.2-3705.1 (1) ng Kodigo ng Virginia)
• Ang mga rekord ay napapailalim sa pribilehiyo ng abogado-kliyente (§ 2.2-3705.1 (2)) o produkto ng trabaho ng abogado (§ 2.2-3705.1 (3))
• Impormasyon sa pagmamay-ari ng nagbebenta (§ 2.2-3705.1 (6))
• Mga rekord na nauugnay sa negosasyon at paggawad ng isang kontrata, bago ang isang kontrata ay iginawad (§ 2.2-3705.1 (12))

Mga Gastos na Kaugnay ng Kahilingan sa FOIA

Ang isang pampublikong katawan ay maaaring gumawa ng mga makatwirang singil na hindi lalampas sa aktwal na gastos na natamo sa pag-access, pagdodoble, pagbibigay, o paghahanap para sa hiniling na mga rekord at dapat gawin ang lahat ng makatwirang pagsisikap na ibigay ang hiniling na mga tala sa pinakamababang posibleng halaga. Walang pampublikong katawan ang dapat magpataw ng anumang extraneous, intermediary, o surplus na bayarin o gastos upang mabawi ang mga pangkalahatang gastos na nauugnay sa paglikha o pagpapanatili ng mga talaan o transaksyon sa pangkalahatang negosyo ng pampublikong katawan. Ang anumang pagdodoble na bayad na sinisingil ng isang pampublikong katawan ay hindi lalampas sa aktwal na halaga ng pagdoble. Bago magsagawa ng paghahanap para sa mga rekord, ang pampublikong katawan ay dapat abisuhan ang humihiling sa pamamagitan ng sulat na ang pampublikong katawan ay maaaring gumawa ng mga makatwirang singil na hindi lalampas sa aktwal na gastos na natamo sa pag-access, pagdoble, pagbibigay, o paghahanap ng mga hiniling na rekord at tanungin ang humihiling kung gusto niyang humiling ng pagtatantya ng gastos bago ang pagbibigay ng hiniling na mga talaan tulad ng itinakda sa {  2 ng subsection.2-3704 ng Code of Virginia.

Ang mga kahilingan sa FOIA ay dapat sagutin nang walang bayad kapag ang kahilingan ay makikinabang sa pampublikong interes at nangangailangan ng kaunti at/o isang makatwirang halaga ng oras ng empleyado at gastos sa pag-photocopy.

Maaaring kailanganin mong bayaran ang mga talaan na iyong hinihiling mula sa DRPT. Binibigyang-daan kami ng FOIA na maningil para sa mga aktwal na gastos sa pagtugon sa mga kahilingan ng FOIA.

Kung tinatantya namin na nagkakahalaga ng higit sa $200 upang tumugon sa iyong kahilingan, maaari naming hilingin sa iyo na magbayad ng deposito, hindi lalampas sa halaga ng pagtatantya, bago magpatuloy sa iyong kahilingan. Ang limang araw na kailangan naming tumugon sa iyong kahilingan ay hindi kasama ang oras sa pagitan ng paghingi namin ng deposito at kapag tumugon ka.

Tinatasa ng DRPT ang mga bayarin ayon sa mga sumusunod na alituntunin:

• Kung ang kahilingan ng FOIA ay nangangailangan ng humigit-kumulang dalawang oras o higit pa sa oras ng kawani, ang mga tinasa na bayarin ay ibabatay sa aktwal na halaga ng paghahanap, pagkuha at pag-redaction ng mga talaan. Ang bayad para sa paghahanap, pagkuha o pag-redaction ng mga rekord ay hindi dapat lumampas sa prorated na oras-oras na suweldo o oras-oras na sahod ng pinakamababang bayad na empleyado na makatwirang tumugon sa kahilingan.
  • Ang prorated na oras-oras na suweldo ng isang empleyado ay tinutukoy sa pamamagitan ng paghahati sa suweldo ng empleyadong iyon sa 1,950 na oras (o mas kaunti kung part time) at pag-multiply sa figure na iyon sa bilang ng mga oras na kinakailangan upang hanapin, kunin at i-redact ang hiniling na mga tala.
  • Halimbawa: Kung ang pagbibigay ng mga tala ay nangangailangan ng isang empleyado na may taunang suweldo na $50,000 apat na oras upang hanapin, kunin at i-redact ang mga hiniling na tala, ang nauugnay na bayad ay magiging $102.56 (50,000.00/1,950 X 4), kasama ang anumang mga gastos sa pag-photocopy, selyo, fax, at/o mga electronic storage device.
•  Kung ang kahilingan sa FOIA ay nangangailangan ng pagkopya ng 100 mga pahina o higit pang naka-print sa harap at likod, ang singil ay kakalkulahin sa 10 sentimo bawat pahina para sa bawat pahina na higit sa 100.
• Kung ang kahilingan sa FOIA ay nangangailangan ng selyo, fax, o isang electronic data storage device (hal. thumb drive), ang singil ay ang aktwal na gastos na nauugnay sa proseso o device.
• Ang mga bayarin para sa photocopying, empleyado at administratibong oras, at selyo, fax o electronic storage device ay hiwalay na tinatasa at magiging pinagsama-sama.
• Sa pagtukoy kung ang isang bayad ay ginagarantiyahan at sa pagkalkula ng halagang kinakailangan, isa o higit pang nauugnay na mga kahilingan sa FOIA mula sa parehong indibidwal o organisasyon ay ituturing bilang isang kahilingan.
• Ang mga singil sa pangkalahatan ay hindi sisingilin para sa paggawa ng mga rekord na naa-access para sa pagsusuri maliban kung ito ay natukoy na ang malaking oras ng mga may kaalamang kawani ay kinakailangan para sa pagrepaso ng mga dokumento kasama ang humihiling.
• Ang sinumang indibidwal na humihiling ng FOIA ay aabisuhan na ang DRPT ay maaaring gumawa ng mga makatwirang singil na hindi lalampas sa aktwal na mga gastos na natamo nito sa pagtugon sa kahilingan at tatanungin ang humihiling kung gusto nilang humiling ng pagtatantya ng gastos. Magbibigay ang DRPT ng pagtatantya ng gastos kung hihilingin.
• Maaari kang humiling na tantiyahin namin nang maaga ang mga singil para sa pagbibigay ng mga talaan na iyong hiniling. Ito ay magbibigay-daan sa iyong malaman ang tungkol sa anumang mga gastos nang maaga o magbibigay sa iyo ng pagkakataong baguhin ang iyong kahilingan sa pagtatangkang babaan ang mga tinantyang gastos.  Bago tumugon ang DRPT sa isang kahilingan sa FOIA kung saan humiling ka ng pagtatantya ng gastos, dapat kang magbigay ng tugon sa DRPT na nagpapatunay na handa kang magbayad para sa DRPT upang maproseso ang kahilingan. Ang huling araw ng pagtugon ng DRPT ay pinalawig para sa tagal ng oras na ginugugol mo upang sumang-ayon na bayaran ang mga tinantyang gastos. Kung ang mga tinantyang gastos ay mas malaki kaysa sa aktwal na mga gastos, sisingilin ka lamang para sa mga aktwal na gastos.
• Kung may utang ka sa amin mula sa isang nakaraang kahilingan sa FOIA na nanatiling hindi nababayaran nang higit sa 30 araw, maaaring mangailangan ang DRPT ng pagbabayad ng past-due bill bago ito tumugon sa iyong bagong kahilingan sa FOIA.
• Ang pagbabayad para sa mga kahilingan sa FOIA ay dapat bayaran sa Virginia Department of Rail and Public Transportation. Ang mga tseke at money order na nauugnay sa isang kahilingan sa FOIA ay dapat na ipasa sa Administration Division ng DRPT at dapat sumangguni sa kahilingan ng FOIA na nauugnay sa pagbabayad. Ang bayad ay idedeposito at ikredito sa dibisyon o opisina na nagbigay ng impormasyon para tumugon sa kahilingan ng FOIA.
• Ang mga singil ay maaaring iwaksi o ipataw sa pagpapasya ng Chief of External Affairs at Strategic Initiatives.